پست الكترونیكی به عنوان یك ابزرا مهم ارتباطی, جایگاه ویژه ای در زندگی امروزهء ما یافته. این وسیلهء ارتباطی به علت سهولت, سرعت و هزینهء نسبتاً پایی آن توسط بسیاری از سازمانها و افراد و از جمله كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی به خدمت گرفته شده. این مقاله به معرفی و نحوهء كار با ابزارهایی چون گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرست (لیست) پستی كه از طریق پست الكترونیكی به اشاعه اطلاعات در میان كاربران می پردازند, اختصاص دارد.بزرگترین شبكهء رایانه ای جهان یعنی اینترنت كه شكل تكامل یافتهء آرپانت می باشد در سال 1971 میلادی توسط آژانس تحقیقاتی سازمان دفاع آمریكا و برخی از همكاران آن در كشورهای دیگر با تعداد اندكی عضو تاسیس گردید. در طول سه دهه فعالیت روبه رشد, امروزه میلیون ها استفاده كننده در سراسر دنیا(1) به این شبكه عظیم جهانی وصل هستند و به انبوه اطلاعات موجود در آن دسترسی دارند. تقریباً تمام كسانی كه به اینترنت دسترسی دارند از خدمات پست الكترونیكی نیز بهره مند هستند. البته خدمات پس الكترونیكی منحصر به اینترنت نیست و به عنوان یك رسانه ارتباطی در سراسر اینترنت گسترده شده است.

مروری بر پست الكترونیكی

پست الكترونیكی از مهمترین و پراستفاده ترین خدمات اینترنت محسوب می شود و قابلیت ارسال و دریافت هر نوع پیام اعم از متن, تصویر, صوت و ... را به شكل الكترونیكی (رقومی) دارد. پست الكترونیكی شباهت زیادی به پست معمولی دارد. اغلب مراكز (مانند American On-Line, Compuserv, Delphi,... و بسیاری از بی بی اس ها) چه به اینترنت متصل باشند و چه نباشند, خدمات پست الكترونیكی را نیز ارایه می دهند. همچنین مراكزی (مانند MCI و Sprint) وجود دارند كه فقط مشترك پست الكترونیكی می پذیرند. برخی از مراكز, خدمات پست الكترونیكی را فقط در داخل شبكه خود ارایه می دهند و برخی دیگر امكان ارسال و دریافت پیام و بطور كلی ارتباط با شبكه های دیگر را نیز فراهم می سازند. بسیاری از مراكز پست الكترونیكی, امكان ذخیره كردن پیامهای خوانده شده بر روی رایانهء مركز را به مشتری می دهند-البته ممكن است برای این منظور هزینهء اضافی دریافت كنند. به هر حال تمام مراكز ارایه دهندهء این خدمات, هزینه دریافت می كنند, كه برخی از آنها در قبال خدمات هزینهء ثابت دارند و برخی دیگر نسبت به حجم پیامهای مبادله شده, هزینه را محاسبه و دریافت می كنند. پست الكترونیكی با برنامه های شبكه ای دیگر از قبیل اف تی پی و تل نت تفاوت دارد, چرا كه این گونه برنامه ها دارای خدمت گیرنده/خدمت دهندهء دوطرفه هستند كه بین استفاده كننده و منبع اینترنتی یك ارتباط دوسویه-تقریباً شبیه ارتباطی تلفنی-برقرار می سازند؛ در حالی كه اساس پست الكترونیكی بر اصل ذخیره و ارسال است و شباهت بسیار زیادی با خدمات پست معمولی دارد. پست الكترونیكی امكان ارتباط ناهمزمان افراد را فراهم می سازد. به عبارت دیگر, فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می كند و گیرنده نیز هر وقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند. در واقع لازم نیست فرستنده و گیرندهء پیام, ارتباط همزمان داشته باشند. هنگام ارسال یك نامهء الكترونیكی, پیام از یك رایانه به رایانه دیگر می رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می رود و در یك فایل (Inbox) ذخیره می شود.

تجهیزات مورد نیاز

وجود تجهیزات شبكه ای با سرعت بالا, عملیات ارسال و دریافت پیام را به میزان بسیار قابل توجهی تسریع می كند. نامه های الكترونیكی در اینترنت (بدون توجه به مسافت) معمولاًً در عرض چند ثانیه به مقصد می رسند. هر حوزهء پست الكترونیكی یك خدمت دهنده دارد كه از پروتكل ساده انتقال نامهء الكترونیكی (SMTP)(2) استفاده می كند. برای استفاده از خدمات پست الكترونیكی, پس از انتخاب و اشتراك در یك مركز ارایه دهندهء خدمات الكترونیكی (Mailer), یك رایانه (یا نوعی پایانه), یك مودم و یك خط تلفن مورد نیاز است. اشتراك پست الكترونیكی بدین مفهوم است كه استفاده كننده باید وارد رایانهء مركز خدمات پست الكترونیكی شود و نامه های خود را ارسال و دریافت نماید. این مراكز اشتراك موارد ذیل را در اختیار كاربر قرار می دهند:

- اطلاعات مربوط به نحوه متصل شدن به مركز؛

- نشانی پست الكترونیكی كاربر, یعنی همان نامی كه دیگران هنگام ارسال نامه به وی باید از آن استفاده كنند (معمولاً این نام از طریق تكمیل فرم توسط كاربر و با توافق مركز خدمت دهنده تعیین می شود و باید بدون نقطه و فاصله باشد و از هشت نویسه (كاراكتر) تجاوز نكند)؛

- یك نام ورود و كلمهء رمز برای ورود به سیستم (نام ورود احتمالاً بخشی از آدرس پستی كاربر خواهد بود)؛

- صندوق پستی در سیستم.

مزایا و كاربرد پست الكترونیكی